Personaleforeningen i Køge Kommunes dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Udgiver

Personaleforeningen i Køge Kommune
Torvet 1
4600 Køge
Cvr.nr.:  34010811
Dataansvarlig: Jesper Elmelund
E-mail: jesper.elmelund@koege.dk
Tlf.nr.: 56 67 20 59
Hjemmeside: kkpersonaleforening.dk

Dataindsamling

Tekniske oplysninger

Hjemmesiden anvender ”cookies”. En cookie er en tekstfil, som gemmes på din computer, tablet eller mobil med det formål at genkende din enhed og huske dine indstillinger samt udføre statistik og målrette indholdet herefter. Cookies kan ikke indeholde skadelige filer som fx virus eller andet. Det er muligt at slette eller blokere for cookies i indstillingerne i din browser.

Du kan til enhver tid ændre dine cookieindstillinger.
Vi benytter tekniske cookies og statistikcookies, – læs mere om vores cookie-brug her.

Vores formål med behandling af dine personoplysninger

1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens arrangementer og aktiviteter
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Levering af ydelser du har bestilt
• Administration af din relation til os

2. Formål med behandling af oplysninger af ansatte (eventkoordinator):

• Håndtering af den ansattes hverv og pligter i foreningen
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af din relation til os

Vi behandler kun dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig ved ansættelse
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Vores kontaktformularer

Når du benytter vores kontaktformularer (ind-/udmeldelse, mistet medlemskort og lån af Arken-kort/øl-anlæg) på hjemmesiden sendes informationerne i krypteret form til vores mailsystem, for at vi kan behandle din henvendelse. Henvendelserne benyttes ikke til markedsføring eller lignende. Ved indmeldelse tillader vi os at tilmelde dig vores nyhedsbreve, så du løbende kan følge med i foreningens tilbud til dig som medlem. Du har dog altid mulighed for at afmelde nyhedsbreve, enten fra selve nyhedsbrevet (nederst) eller ved at skrive til os.

Ved indmeldelse bliver du ikke bedt om samtykke til databehandling, da det hører under interesseafvejningsreglen, som beskrevet ovenfor.

Hvis du er ansat i Køge Kommune, vil vi ved hhv. ind- og udmeldelse tilføje/fjerne oplysningen om dit medlemskab i KMD OPUS Personale, da kontingentbetalingen sker ved løntræk.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Cookies og analyseredskab

Hjemmesiden anvender ”cookies”. En cookie er en tekstfil, som gemmes på din computer, tablet eller mobil med det formål at genkende din enhed og huske dine indstillinger samt udføre statistik og målrette indholdet herefter. Cookies kan ikke indeholde skadelige filer som fx virus eller andet. Det er muligt at slette eller blokere for cookies i indstillingerne i din browser.

Cookiene indsamler en række oplysninger om dig og dit forbrug af hjemmesiden, som bruges til at se blandt andet hvor mange besøgende vi har på vores hjemmeside, samt hvilke sider der tiltrækker mest opmærksomhed i hvilke perioder, og fra hvilke geografiske lokationer vi har fleste besøgende.

Til den indsigt bruger vi følgende analyseredskab, som tager udgangspunkt i anonyme data (også din ip-adresse): Google Analystics.

Du har til enhver tid ret til ikke at blive inkluderet i vores analyser – dog sætter vi pris på, at du hjælper os med at gøre vores hjemmeside bedre, så vi kan forstå, hvad og hvor vi skal fokusere vores indsats.

Læs yderligere i vores cookiepolitik.

Underdatabehandlere

Hvem vi deler dine data med

Databeskyttelse

Vi sætter pris på dine data, ligesom vi gør med vores egne, så vi beskytter vores og dine data med følgende initiativer, som vi til enhver tid holder opdateret: SSL/TSL-kryptering og firewall.

Dataopbevaringslængde

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som ansat.

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ansatte: 

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier: 

• Bogføringsbilag, herunder fx lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Analytiske data arkiveres i 26 måneder for at kunne se og følge vores online-vækst samt forbedre vores aktivitet.

Databrudsprocedurer

Vi har truffet tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.

Vores databehandlere benytter sig af en opdaterede firewalls, og databehandlerne giver os som dataansvarlig besked, hvis vores sikkerhed er blevet brudt, omend dette er via brud i firewall eller et password-brud – så bliver vi underrettet hurtigst muligt, hvorefter vi kan og skal tage hånd om situationen.

Ved databrud vil Datatilsynet og alle vores registrerede brugere blive kontaktet inden for 72 timer med besked om, hvilke data der er gået tabt, samt en vejledning til, hvad der skal gøres ved det. Vores første prioritet i en sådan situation er at få lukket sikkerhedshullet for at skabe mindst muligt data-tab for brugerne.

Datarettigheder

Eksport og sletning af data

Du har ret til indsigt i de data, vi opbevarer om dig. Du kan bede om at få eksporteret en fil med de personlige data, vi har liggende, heriblandt al data du har givet os. Dine data vil blive sendt til dig i krypteret form (e-Boks).

Ved udmeldelse kan du også bede om, at vi sletter alle dine personlige data. Dette indbefatter ikke de data, som vi er forpligtede til at gemme af administrative, lovmæssige eller sikkerhedsmæssige grunde.

Kontakt den dataansvarlige via e-mail eller telefon angivet øverst på denne side.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du som medlem modtage meddelelse herom.